การระบุ Data Owner

หลาย ๆ คน เข้าใจผิด คิดว่า Data Owner คือ ตัวบุคคล แท้จริงแล้ว เป็นบทบาท ที่มาพร้อมกับตำแหน่งหน้าที่ ตัวอย่างเช่น ผู้อำนวยการแผนกทรัพยากรบุคคล เป็นเจ้าของชุดข้อมูลทะเบียนพนักงาน เป็นต้น

ดังนั้น การระบุ Data Owner หรือ เจ้าของข้อมูล จะมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

ระบุฝ่ายงาน ที่ทำให้ต้องมีการสร้างข้อมูลชุดนี้ หรือเป็นฝ่ายงานที่มีผลระโยชน์ต่อข้อมูลชุดนี้มากที่สุด เช่น ข้อมูลการขอสินเชื่อบ้าน แม้จะกรอกโดยสาขา แต่เจ้าของข้อมูลคือแผนกสินเชื่อบ้าน เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ทำให้กิจกรรมทางธุรกิจของแผนกสินเชื่อดำเนินการต่อไปได้ เป็นต้น

ประเมิน Classification หรือ ความ sensitive ของข้อมูล ถ้าเป็นข้อมูลที่มี Classification ไม่สูงมาก บุคคลที่จะทำหน้าที่ Data Owner อาจจะไม่จำเป็นต้องเป็นระดับผู้บริหาร แต่เป็นผู้จัดการ หรือหัวหน้างานที่ทำให้ต้องมีกิจกรรมในการเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นได้

ระบุตำแหน่งที่จะรับหน้าที่เป็น Data Owner ของชุดข้อมูลนั้นๆ เช่น ระเบียบในการเบิก OT ซึ่งเป็นข้อมูลทั่วไปใช้ภายในองค์กร สามารถให้หัวหน้าส่วนของโรงงานเป็นเจ้าของข้อมูลได้ ข้อมูลทะเบียนลูกค้า มีข้อมูลส่วนบุคคล จึงถือว่าเป็นข้อมูลระดับลับ ดังนั้นเจ้าของข้อมูลควรจะเป็น ผู้อำนวยการแผนกลูกค้าสัมพันธ์ เป็นต้น

เมื่อ Data Owner เป็นบทบาทที่มาพร้อมกับหน้าที่ ดังนั้นเมื่อมีการเปลี่ยนบุคลากร ก็จะมีการเปลี่ยนแปลงบุคคลที่มารับหน้าที่โดยปริยาย เพราะฉะนั้น การเป็น Data Owner จึงไม่ควรเป็นการเกี่ยงกัน เพราะนี่ไม่ใช่การยกตำแหน่งให้แบบไม่มีเหตุผล แต่เป็นการทำงานในบทบาทนั้น ๆ ที่มีความสำคัญต่อองค์กร