เปรียบเทียบก่อนและหลัง จากการดำเนินโครงการ Data Governance

ก่อนการดำเนินการโครงการ Data Governance และติดตั้งระบบ Data Catalog 

ปัญหาที่เกิดขึ้น คือ เมื่อ User ต้องการข้อมูล จะต้องไปขอที่ฝ่าย IT ซึ่ง IT จะต้องไปค้นหาข้อมูลในระบบต่าง ๆ เพื่อแสดงรายละเอียดที่ต้องการ โดยที่ระบบนั้นไม่มี Metadata หรือ Data Dictionary ส่งผลให้ข้อมูลที่ IT ส่งให้ อาจจะถูกต้องบ้างหรือไม่ถูกบ้าง อีกทั้งฝ่าย IT ไม่ใช่เจ้าของข้อมูล

เมื่อ User ได้รับข้อมูล มักพบปัญหาต่าง ๆ เช่น ข้อมูลไม่ถูกต้อง, ข้อมูลไม่สอดคล้องในระบบต่าง ๆ หรือการได้รับข้อมูลอ่อนไหวโดยที่ไม่สมควร เป็นต้น อย่างไรก็ตาม User ไม่สามารถส่ง Feedback หรือเข้าไปสอบถามรายละเอียดข้อมูลกับเจ้าของข้อมูลได้โดยตรง ทำให้ต้องแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง ส่งผลให้รายงานที่จัดทำจากข้อมูลชุดเดียวกันมีผลลัพธ์ไม่สอดคล้องกัน

หลังการดำเนินโครงการ Data Governance และการติดตั้งระบบ Data Catalog

User สามารถค้นหา และร้องขอข้อมูลผ่านระบบ Data Catalog โดยข้อมูลมีการแสดงรายละเอียด Metadata ที่ครบถ้วนและเป็นระบบ ทำให้ทราบว่าข้อมูลดังกล่าวเป็นข้อมูลที่ต้องการหรือไม่ 

โดยมีกระบวนการอนุมัติคำขอจากเจ้าของข้อมูล หรือ Data Owner ที่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะให้หรือไม่ให้ข้อมูลดังกล่าว และมีการกำหนดชั้นความลับ เพื่อควบคุมการเข้าถึงอย่างเหมาะสม โดยที่ฝ่าย IT จะส่งมอบข้อมูลหลังจากได้รับการอนุมัติจาก Data Owner แล้วเท่านั้น

นอกจากนี้ อาจจะต้องมีการพิจารณาทำ Masking ข้อมูล เพื่อปกป้องข้อมูลที่มีความอ่อนไหว และเปิดโอกาสให้ User สามารถส่ง Feedback กลับมาที่ Data Catalog เพื่อให้ Data Steward ตรวจสอบและหารือกับเจ้าของข้อมูล หากพบข้อผิดพลาดของข้อมูล

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ User สามารถนำข้อมูลที่ผ่านกระบวนการมาตรฐาน ไปใช้งานอย่างมั่นใจ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และยกระดับความน่าเชื่อถือของข้อมูล ส่งผลให้องค์กรสามารถสร้างคุณค่าและผลลัพธ์ทางธุรกิจได้อย่างยั่งยืนมากยิ่งขึ้น