ในมุมมองของผู้ใช้งานหรือ User ที่คุ้นเคยกับการวิเคราะห์ข้อมูล มักจะใช้ Excel ทำทุกอย่างตั้งแต่เป็นที่รวบรวมข้อมูล กรอกข้อมูล คำนวณและสร้างกราฟเพื่อไปนำเสนอ แม้ฟังแล้วอาจจะไม่ใช่ปัญหาแต่มันเป็นปัญหาในทุกองค์กร เพราะ Excel เป็นโปรแกรมที่ Install ลงในคอมพิวเตอร์ ซึ่งทำให้ File ที่ใช้รวบรวมข้อมูล คำนวณ และการสร้างกราฟต่างๆ นั้น จะอยู่กับผู้ใดผู้หนึ่งแม้จะมีการส่ง File แต่การ Update จะไม่ Online ทำให้มีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะไม่ Update และขาดหาย แม้ทาง Microsoft จะมีการออกแบบให้ Excel สามารถเชื่อมโยงกันได้แต่ดูเหมือน Function นี้ของ Microsoft จะไม่เป็นที่นิยมมากนัก
ปัจจุบันโปรแกรม BI เข้ามาแก้ปัญหาต่างๆ เหล่านี้ เพราะ BI สามารถเชื่อมโยงกับ Database ได้โดยง่าย ทำให้ข้อมูลเป็นระบบ Online นอกจากนี้ BI ยังสามารถทำ Data Visualization ได้ดีอีกด้วย แก้ปัญหาที่ต้องสร้างกราฟใน Excel แล้วไปทำ Slide ใน Power Point นอกจากนี้ BI ยังสามารถรองรับการคำนวณในระดับ Big Data ได้มากกว่า Excel ที่สามารถรองรับข้อมูลได้เพียง 1,048,576 rows
อย่างไรก็ตาม BI ไม่สามารถเป็นที่กรอกข้อมูลได้ เหมือนที่ Excel ทำได้และ Excel ยังตอบโจทย์ในมุมของการสร้างตารางมากกว่า ดังนั้นสำหรับบางกรณี Excel ก็อาจจะตอบโจทย์มากกว่า BI
ในกรณีที่ข้อมูลกระจัดกระจายทั้งจาก Database และการเก็บแยกที่ Excel หรือระบบ Offline อื่นๆ โดยการแก้ปัญหานี้สามารถทำได้จากการสร้าง Data Hub หรือ Data Lake ให้มีการเก็บข้อมูลดิบและทำระบบ Data Platform โดยจัดโครงสร้างของข้อมูลใหม่ จากนั้น Transform เพื่อไปเก็บที่ Data Warehouse เพื่อให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบ Database เดียวกันและมีความพร้อมใช้ ทำให้เกิดเป็น Data Pipeline ที่มีประสิทธิภาพ เมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง Dashboard จะมีการอัพเดททันที ทำให้ผู้ใช้งานหรือผู้บริหารรับทราบข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างเรียลไทม์
ปัญหาการใช้ Excel จนเคยชินเป็นปัญหาที่ผู้ใช้งานอาจไม่มองว่าเป็นปัญหา เพราะก็ยังพอใช้งานได้อยู่และใช้งานในลักษณะนี้มานานแสนนานแล้วจนคุ้นชิน โดยที่ผู้ใช้งานอาจจะไม่ทราบว่ามีเทคโนโลยีหรือเครื่องมือใหม่ๆ ที่ทำให้รูปแบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งทาง IT จะไม่สามารถเป็นผู้ตั้งต้นโครงการนี้ได้ เนื่องจากไม่รู้สถานการณ์หน้างานว่ามีการใช้ข้อมูลเพื่อทำอะไร ดังนั้นหากจะแก้ไขให้ข้อมูลมี Pipeline ที่เหมาะสม จำเป็นต้องมีการตั้งต้นโครงการมาจากทางหน้างานซึ่งก็คือผู้ใช้งานเอง นี้คือปัญหาใหญ่ของหลายองค์กรเช่นกันที่ผู้ใช้งานไม่รู้ว่าปัญหาคืออะไร
ทางแก้ปัญหานี้คือการ Re-skill และ Up-skill ให้ทุกคนเข้าใจและเข้าถึงเทคโนโลยี Data ให้มากขึ้น ซึ่งไม่ใช่เรื่องใหม่เพราะก่อนหน้าที่เราจะมาใช้ Excel เราก็ใช้เครื่องคิดเลขกับกระดาษกันมาก่อน การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่อยู่คู่กับธุรกิจ ดังนั้นหากต้องการให้การ Transform สำเร็จได้ ทางผู้บริหารจะต้องให้ Direction ให้ชัดเจนและ Monitor อย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดความสำเร็จได้โดยเร็วและยั่งยืน
