ทุก ๆ องค์กร กำลังประสบปัญหาเดียวกัน คือ การใช้งานข้อมูลไม่ทันการ เช่น การสมัครสมาชิกแล้วต้องรอให้ข้อมูลเข้าระบบก่อนในวันรุ่งขึ้นถึงจะเช็คยอดได้ การเช็คจำนวนสินค้าใน stock ไม่เป็นแบบ Real Time การสั่งสินค้าใน E-Commernce แล้วของหมดแต่ไม่ได้โชว์ในระบบแบบอัตโนมัติ หรือแม้กระทั่งปัญหาเล็กๆ น้อย ๆ เช่นการแสดง Dashboard ที่ต้องรอ 2 อาทิตย์ถึงจะ Update ได้
หลายๆ องค์กรมีการใช้โปรแกรม BI เป็น Dashboard แต่แทนที่จะเชื่อมโยง Database เพื่อให้การแสดง Dashboard เป็นอัตโนมัติ กลับใช้ Excel เตรียมข้อมูลเพื่อนำเข้า BI ถือว่าเป็นการทำงานซ้ำซ้อน และไม่ได้ใช้โปรแกรม BI อย่างเหมาะสม
ปัญหาทั้งหมด คือ ปัญหาเดียวกัน นั่นคือ Data Management หรือ การบริหารจัดการข้อมูล ให้มีความเชื่อมโยงกันด้วยหลัก Database เพื่อให้การทำงานแบบ Manual ลดน้อยลง เป็นผลให้การเข้าถึงข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้นั่นเอง
ลักษณะการทำงานที่ไม่มี Data Management คือ การมีระบบเก็บข้อมูล เช่น ระบบ CRM ระบบ POS ระบบ ERP และมีพนักงานที่เข้าถึงฐานข้อมูลในระบบทำหน้าที่ดึงข้อมูลออกมา เรียกว่าเป็นการ Export ข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะนำออกมาในรูปแบบของ Excel ต่อมาจะมีพนักงานวิเคราะห์ข้อมูลเอาข้อมูล Excel นั้นไป Process ต่อเพื่อให้ได้รายงาน ซึ่ง Process ที่มี “คน” เกี่ยวข้องด้วยแบบนี้เรียกว่า Manual
การทำ Data Management จะทำให้ระบบ Manual เปลี่ยนเป็นระบบ Automated เนื่องจากจะมีการเขียนโปรแกรมคำสั่งเพื่อนำข้อมูลจากระบบนั้นมากองไว้ที่ Data Hub และมีการ Process ตามรอบเวลาที่กำหนด เพื่อให้ได้เป็นผลลัพธ์
ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าจำเป็นต้อง Process ข้อมูลจากหลายระบบ การทำงานแบบ Manual จะยิ่งต้องใช้เวลา เป็นเหตุผลว่า ทำไม Dashboard เสนอผู้บริหารถึงต้องใช้เวลานานเป็นสัปดาห์ และยังมีโอกาสที่ข้อมูลผิดพลาด เพราะเป็นการทำงานด้วยมือของมนุษย์
Data Management จึงมีความสำคัญ เพราะถือว่า เป็นการจัดการทรัพยากรข้อมูลให้พร้อมใช้ แต่มักจะเป็นงานที่ถูกละเลย เพราะผู้บริหารที่ไม่มีพื้นฐานด้าน IT มักจะไม่เข้าใจ และไม่เห็นภาพ และยังยึดติดกับภาพเดิม ๆ คือ การ Manual ด้วยคน IT และนำไป Process ที่ Excel
นอกจากนี้ หากประมาณ ROI ก็จะพบว่า การทำ Data Management ไม่ใช่การทำงานที่จะก่อให้เกิดรายได้ทางตรง ไม่มีใครการันตีได้ว่า ทำ Data Manangement แล้วจะทำให้ขายของได้มากขึ้น แต่ก็มีตัวอย่างในหลาย Industry ที่ทำให้เห็นว่า การจะทำให้องค์กรเติบโตได้ ต้องมี Data Manangement เป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ดีเสียก่อน
แต่การจะทำโครงการ Data Management ต้องมีคนชง นั่นก็คือ ฝ่าย IT แต่ฝ่าย IT จะเอาเหตุผลของการทำ Data Management มาจากไหน ในเมื่อคนใช้ข้อมูลเป็น Business และการทำ Data Management ต้องใช้เงินลงทุน ถ้า Business ไม่ Support ฝ่าย IT ก็ไม่รู้ว่าจะตั้งเรื่องจากอะไร
ในความเป็นจริงแล้ว IT ขององค์กรเองก็อาจจะไม่ทราบด้วยว่า องค์กรของตัวเองขาด Data Management ที่ดี เพราะในทุก ๆ วัน IT ก็ทำงานของตัวเองตามที่ได้รับมอบหมายอยู่แล้ว ซึ่งก็เป็นงาน Query ตามที่ต้องการ จึงไม่รู้สึกว่าต้องมี Data Manangement แต่อย่างใด
ดังนั้น ข้อสรุปของปัญหาที่ว่า ทำไมการทำ Data Management จึงถูกละเลย ก็คงเป็นเพราะ ผู้บริหารไม่เข้าใจ และไม่ให้ Direction ทุกคนที่ทำงานด้วย Data จึงต้องแก้ปัญหาหน้างานในแบบที่ตัวเองคุ้นเคย แต่สุดท้ายแล้ว คนที่เสียหายที่สุดในปัญหานี้ ก็คือ ผู้บริหารเอง เพราะเขากำลังเสียโอกาสในการใช้สินทรัพย์ที่ถือว่ามีค่ามาก ๆ ในองค์กรที่ตัวเองกำลังบริหาร และเป็นทรัพยากรหลักที่ใช้ในการตัดสินใจ นั่นคือ “ข้อมูล” นั่นเอง
