Data Governance คือ การวางนโยบายและกรอบแนวทางในการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีคุณภาพสูง และมีความปลอดภัยตามข้อกำหนดและมาตรฐานที่เหมาะสม
ในทางปฏิบัติ ต้องเริ่มจากการระบุแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กร และกำหนดบทบาทของผู้เกี่ยวข้องกับข้อมูลชุดนั้น ทั้งผู้สร้างข้อมูล เจ้าของข้อมูล ผู้ดูแลข้อมูล และการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง
จากนั้นจะมีการกำหนดกระบวนการ และมาตรฐานของข้อมูลต่าง ๆ ตั้งแต่การเกิด การส่งต่อ การจัดเก็บ การนำไปใช้ และการทำลายข้อมูล หนึ่งในมาตรฐานที่สำคัญ คือ มาตรฐานคุณภาพข้อมูล โดยจะต้องมีการตรวจสอบคุณภาพในมิติต่าง ๆ เช่น ถูกต้อง ครบถ้วน สอดคล้อง เป็นปัจจุบัน และพร้อมใช้ ซึ่งบริกรข้อมูลจะกำหมดกฎเกณฑ์ และวิธีการ ซึ่งในกรณีที่ข้อมูลผ่านเกณฑ์ตามมาตรฐาน จะต้องผ่านกระบวนการปรับปรุง โดยมีเจ้าของข้อมูลเป็นผู้รับผิดชอบ
เมื่อชุดข้อมูลผ่านการกำกับที่ดี ผู้ใช้ข้อมูลจะมีความมั่นใจในการใช้ข้อมูลนั้น ๆ เนื่องจากได้มีการกำกับดูแลใหัข้อมูลเป็นไปตามมาตรฐานที่ดี และมีความพร้อม หรืออย่างน้อยที่สุด หากผู้ใช้ข้อมูลพบเจอข้อบกพร่องก็สามารถส่ง feedback เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบต่อไปได้
ดังนั้น ผลลัพธ์ที่ได้จากโครงการ Data Governance คือ นโยบายขององค์กรเพื่อทำให้ “ข้อมูล” อันถือเป็นทรัพยากร และสินทรัพย์ในรูปแบบหนึ่งขององค์กร มีการดูแลอย่างมีมาตรฐานที่ดี ทำให้ข้อมูลมีคุณภาพ อันเกิดจากการกำหนดผู้รับผิดชอบ มีการวางกระบวนการชัดเจนในการดูแลข้อมูล มีช่องทางการสื่อสารสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้อง มีการดูแลด้านความปลอดภัยของข้อมูล โดยกำหนดสิทธิของการเข้าถึง และมีการประเมินคุณภาพของข้อมูลก่อนที่นำข้อมูลไปใช้งานต่อ
ซึ่งจากผลลัพธ์นี้ ยังไม่ถือเป็นการต่อยอดทางธุรกิจแต่อย่างใด เพราะถือเป็นการจัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรเสียมากกว่า ตราบใดก็ตามที่ไม่มีการนำเอาข้อมูลไปต่อยอด ก็จะไม่เกิดกิจกรรมทางธุรกิจที่ให้ Return of Investment
อย่างไรก็ตาม ในทางกลับกัน ถ้าไม่มีการทำ Data Governance แล้วการนำข้อมูลไปใช้ภายในองค์กรนั้นผ่านกระบวนการกลั่นกรองแล้วหรือ? ข้อมูลนั้น มีการกำหนดสิทธิ์การใช้งานแล้วหรือ? ข้อมูลนั้น มีการกลั่นกรองด้านคุณภาพแล้วหรือ? ดังนั้น การถามถึง ROI ในโครงการ Data Governance ก็เหมือนการถามว่า บริษัทเราจะมีออฟฟิศไว้ทำไม จะมีคอมพิวเตอร์ให้พนักงานทำงาน หรือจะมีแผนก HR ไว้ทำไม เพราะคำตอบก็คือ เพื่อให้มีทรัพยากรขององค์กรเอาไว้ต่อยอดด้านธุรกิจ
นอกจากนี้พบว่า หลายองค์กรไม่ให้ความสำคัญกับ Data Governance เพราะมันไม่มี ROI ที่ชัดเจน ในกรณีนี้ ถ้าเป็นองค์กรขนาดเล็กอาจจะเข้าใจได้ เพราะมีปริมาณข้อมูล และปริมาณผู้เกี่ยวข้องกับข้อมูลน้อย แต่ถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ การไม่ให้ความสำคัญกับ Data Governance ก็เหมือนการไม่ให้ความสำคัญกับทรัพยากรที่เป็นทรัพย์สินขององค์กร แสดงว่า Direction ขององค์กรไม่ใช่เรื่อง Data ถ้าเป็นเช่นนั้น หากการนำข้อมูลไปใช้ต่อมีปัญหา ก็ไม่ต้องโทษใคร แต่ต้องโทษที่องค์กรเองที่ไม่มีการวาง Roadmap ที่เหมาะสม และไม่ให้ความสำคัญกับการกำกับข้อมูลที่ดี เพราะฉะนั้น ผู้บริหารก็จะไม่มีสิทธิ์โกรธทีมงาน ถ้า Dashboard แสดงผลข้อมูลไม่ถูกต้อง ในเมื่อไม่ได้ให้การสนับสนุนให้ข้อมูลมีมาตรฐานการดูแลที่ดีนั่นเอง
