เมื่อ Covid-19 กระทบต่อข้อมูลและการบริหารขององค์กร

การระบาดครั้งใหญ่ของเชื้อไวรัสโคโรนาหรือ Covid-19 ส่งผลกระทบเป็นวงกว้าง เศรษฐกิจทั่วโลกหยุดชะงัก ประชาชนต้องดำเนินชีวิตในรูปแบบใหม่ที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมหรือ New normal สิ่งเหล่านี้ยิ่งกระตุ้นให้องค์กรต่างๆต้องปรับตัวเพื่อรองรับสถานการณ์ และสิ่งที่จะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนหรือกลยุทธ์ได้ดียิ่งขึ้นก็คือ การวิเคราะห์ข้อมูลและนำข้อมูลมาประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และนี่คือความท้าทายในการจัดการกับผลกระทบที่เกิดขึ้นโดยที่องค์กรต่างๆจำเป็นต้องเตรียมพร้อมที่จะรับมือและปรับตัว ความท้าทายของการทำนายผล Data science อาศัยข้อมูลในอดีตในการทำนายผลลัพธ์ในอนาคต ซึ่งไม่สามารถอธิบายเหตุการณ์ที่ผิดปกติ เช่น การระบาดใหญ่ของไวรัสโคโรนา โดยธุรกิจทั่วไปอาศัยการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ (Forecasting Model) อย่างมากเพื่อตอบสนองความต้องการ แต่การระบาดของ COVID-19 ได้ส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการคาดการณ์ นี่เป็นเพียงปัญหาระยะสั้นเท่านั้น แต่ปัญหาในระยะยาวคือการจัดการกับข้อมูลผิดปกติของปี 2020 อย่างไร เพื่อสามารถนำข้อมูลดังกล่าวมาทำนายผลในอนาคตได้อย่างถูกต้อง ในการทำนายผลใดๆก็ตาม ปกติแล้วต้องมีข้อมูลย้อนหลังอย่างน้อย 12 เดือนจึงจะสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำ นั่นหมายความว่าในอนาคตอันใกล้ ในโมเดลจะมีข้อมูลของปี 2020 อยู่ในชุดข้อมูลด้วย แล้วคุณจะทิ้งข้อมูลทั้งหมดจากการระบาดใหญ่ที่ผิดปกติหรือไม่? ซึ่งนั่นคือข้อมูลที่สำคัญจำนวนมาก ซึ่งปัจจุบันมีหลายบริษัทได้ทำแบบจำลองสำหรับกรณีเกิดภัยพิบัติ สภาวะวิกฤติหรือสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง เช่น สภาวะวิกฤติทางเศรษฐกิจ การควบรวมกิจการ ภัยธรรมชาติเป็นต้น ยกตัวอย่าง เช่น Walmart เป็นร้านขายสินค้าปลีกที่มีสาขากระจายทั่วโลก ก็ได้เตรียมพร้อมในการรับมือกับพายุเฮอร์ริเคน โดยสามารถคาดการณ์พายุที่จะเกิดขึ้น และส่งสินค้าไปที่ศูนย์กระจายสินค้า ก่อนส่งไปตามแต่ละสาขา โดยที่โมเดลสามารถคำนวนสต็อคสินค้าแต่ละสาขาได้อย่างแม่นยำแม้สภาวะไม่ปกติ ดังนั้นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับชุดข้อมูลผิดปกติ ก็คือ Data scientist จะต้องเรียนรู้วิธีที่จะจัดการกับข้อมูลดังกล่าว เพื่อสามารถเข้าใจผลกระทบที่ทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงและนำข้อมูลมาใช้ต่อในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความท้าทายในการบริหารงบประมาณที่จำกัด การระบาดของโควิดส่งผลกระทบต่อการจ้างงานและเศรษฐกิจ ซึ่งทำให้ความต้องการของผู้บริโภคลดลงอย่างรุนแรง เมื่อการบริโภคลดลงส่งผลทำให้รายได้ของแต่ละธุรกิจลดลงตามไปด้วย แต่ละองค์กรจึงจำเป็นต้องควบคุมต้นทุนและงบประมาณ หากองค์กรไม่มีข้อมูลที่มีคุณภาพและเพียงพอมาใช้และไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ว่าควรลดต้นทุนด้านไหน ก็อาจจะทำให้เกิดผลกระทบด้านลบตามมาได้ เช่น การลดต้นทุนโฆษณาสินค้าจนทำให้คู่แข่งแย่งส่วนแบ่งทางการตลาดไปได้, การที่ไม่สามารถวิเคราะห์ลูกค้าในวิถีชีวิตที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมได้, หรือการลดต้นทุนในการขนส่งสินค้าจนทำให้เกิดความล่าช้า เป็นต้น ดังนั้นองค์กรจำเป็นต้องมีข้อมูลที่มีคุณภาพ ซึ่งข้อมูลที่มีคุณภาพนั้นมีลักษณะดังนี้ 1. ความถูกต้องแม่นยำ (accuracy) ข้อมูลที่ดีควรจะมีความถูกต้องแม่นยำสูง หรือถ้ามีความคลาดเคลื่อน (errors) ปนอยู่บ้าง ก็ควรที่จะสามารถควบคุมขนาดของความคลาดเคลื่อนที่ปนมาให้มีความคลาดเคลื่อน น้อยที่สุด 2. ความทันเวลา (timeliness) เป็นข้อมูลที่ทันสมัย (up to date) และทันต่อความต้องการของ ผู้ใช้ ถ้าผลิตข้อมูลออกมาช้า ก็ไม่มีคุณค่าถึงแม้จะเป็นข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำก็ตาม 3. ความสมบูรณ์ครบถ้วน (completeness) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาต้องเป็นข้อมูลที่ให้ข้อเท็จจริง (facts) หรือข่าวสาร (information) ที่ครบถ้วนทุกด้านทุกประการ มิใช่ขาดส่วนหนึ่งส่วนใดไปทำให้นำไปใช้การไม่ได้ 4. ความกระทัดรัด (conciseness) ข้อมูลที่ได้รับส่วนใหญ่จะกระจัดกระจาย ควรจัดข้อมูลให้อยู่ใน รูปแบบที่กระทัดรัดไม่เยิ่นเย้อ สะดวกต่อการใช้และค้นหา ผู้ใช้มีความเข้าใจได้ทันที 5. ความตรงกับความต้องการของผู้ใช้ (relevance) ข้อมูลที่จัดทำขึ้นมาควรเป็นข้อมูลที่ผู้ใช้ ข้อมูลต้องการใช้ และจำเป็นต้องรู้ / ทราบ หรือเป็นประโยชน์ต่อการจัดทำแผน กำหนดนโยบายหรือตัดสินปัญหาในเรื่องนั้นๆ ไม่ใช่เป็นข้อมูลที่จัดทำขึ้นมาอย่างมากมาย แต่ไม่มีใครต้องการใช้หรือไม่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ข้อมูล 6. ความต่อเนื่อง (continuity) การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่องในลักษณะของอนุกรมเวลา (time-series) เพื่อจะได้นำไปใช้ประโยชน์ในด้านการวิเคราะห์วิจัยหรือหาแนวโน้มในอนาคต นอกจากมีข้อมูลที่มีคุณภาพแล้วองค์กรยังต้องสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ความท้าทายของแนวทางการทำงานรูปแบบใหม่ เมื่อรัฐบาลประกาศให้มีการทำงานจากที่บ้านหรือ Work from home เพื่อระงับการแพร่ระบาดโควิดในประเทศไทย ส่งผลให้บางบริษัทที่ไม่ทันได้รับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินหยุดชะงัก ซึ่ง ดร.อสมา กุลวานิชไชยนันท์ (ดร.แป้ง) CEO & Co-Founder บริษัท Coraline ได้ให้สัมภาษณ์ กับช่อง PPTV เกี่ยวกับการทำงานแบบ Work from home ว่า การทำงานที่บ้าน หรือ Work from home นั้น ไม่ได้เหมาะกับทุกคน และทุกตำแหน่งงาน เช่น งานที่ต้องมีการส่งเอกสารเป็นรูปเล่ม หรืองานที่จำเป็นต้องประสานงานกันต่อหน้า เป็นต้น แต่หากเป็นงานที่สามารถส่งรายละเอียดถึงกันผ่านทางช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยเนื้องานก็จะสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ อย่างไรก็ตาม การทำงานแบบ Work from home มักเจออุปสรรคด้านการสื่อสาร อาจเป็นเพราะความเคยชินที่มีการพบปะกันในที่ประชุม แต่ต้องปรับเปลี่ยนไปเป็นการสื่อสารผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ ถ้ามองในประเด็นเรื่องการประชุมทางไกล หัวข้อนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ เพราะในอดีตมีการประชุมทางไกลกันเป็นเรื่องปกติ เช่น การประชุมกับต่างประเทศ หรือแม้กระทั่งการประชุมทางโทรศัพท์ในกรณีที่จำเป็น ดังนั้น แท้จริงแล้ว อุปสรรคของการทำงานแบบ Work from home อาจจะไม่ใช่เรื่องเทคโนโลยี แต่เป็นวิธีการที่ต้องมีความชัดเจนเสียมากกว่า” สำหรับบริษัทด้านเทคโนโลยี การทำงานแบบ Work from home ไม่ควรจะเป็นปัญหาใหญ่ เพราะบริษัทด้านเทคโนโลยีย่อมมีความสามารถในเรียนรู้ Platform ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย จะเห็นได้ว่า บริษัทใหญ่ ๆ อย่าง Facebook, Spotify และ Twitter ได้ประกาศ Work from home ตลอดไป อย่างไรก็ตาม พบว่ามีอีกหลายบริษัท แม้จะได้ชื่อว่าเป็นบริษัทด้านเทคโนโลยี แต่ก็ยังไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับวิธีการทำงานแบบ Work from home ได้ กระบวนการในการ Work from home ไม่ใช่แค่ประกาศให้พนักงานทำงานที่บ้านเท่านั้น แต่จะต้องมีขั้นตอนในการตรวจสอบ ส่งมอบงาน และกระจายงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีการเลือกใช้เทคโนโลยี หรือ Platform ที่เหมาะสม ซึ่งตรงนี้เอง ทางผู้บริหารจะต้องจัดเตรียมเครื่องมือ และอธิบายวิธีการทำงานอย่างชัดเจน บริษัท Coraline มีการใช้ Slack เป็นช่องทางการสื่อสารตั้งแต่ต้น เพราะ Slack สามารถเชื่อมโยงข้อมูล ผ่านทาง API กับ Platform อื่น ๆ ได้ อีกทั้ง การแยกส่วนระหว่าง Line ที่เป็นการสื่อสารทั่วไป กับ Slack ทำให้พนักงานสามารถบริหารงานได้สะดวกมากยิ่งขึ้นอีกด้วย ดังนั้นแล้วแนวทางในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาวิกฤติ คือการปรับตัวและการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงาน ซึ่งผู้บริหารจะต้องวางแผนและหาเครื่องมือที่เหมาะสมกับองค์กร เพราะอนาคตอาจจะเกิดวิกฤติอื่นๆขึ้นอีกได้เสมอ References: https://mitsloan.mit.edu/ideas-made-to-matter/how-covid-19-disrupting-data-analytics-strategies https://www.xplenty.com/blog/covid-19-and-data-science/ https://www.springnews.co.th/news/809306 https://www.precisely.com/blog/data-quality/5-characteristics-of-data-quality http://service.nso.go.th/nso/nsopublish/know/estat1_5.html

เมื่อ Covid-19 กระทบต่อข้อมูลและการบริหารขององค์กร

การระบาดครั้งใหญ่ของเชื้อไวรัสโคโรนาหรือ Covid-19 ส่งผลกระทบเป็นวงกว้าง เศรษฐกิจทั่วโลกหยุดชะงัก ประชาชนต้องดำเนินชีวิตในรูปแบบใหม่ที่เปล...