Digital โดยความหมายแล้ว หมายถึงระบบตัวเลข มีรากศัพท์มาจากคำว่า Digi ซึ่งเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีตรงที่ การเก็บข้อมูลในรูปแบบคอมพิวเตอร์ เป็นการเก็บข้อมูลที่เป็น Digi หรือเป็นตัวเลข ดังนั้นการเก็บข้อมูลที่เป็น Digital จึงหมายถึงการเก็บข้อมูลที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ และส่งผ่านหากันได้
Transformation หมายถึงการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเกิดจากการกระทำ เพราะหากไม่มีการกระทำ ก็ไม่เกิดอะไรที่เปลี่ยนแปลงไปได้
ดังนั้น Digital Transformation จึงแปลได้ตามตัวคือ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากการใช้ Digital
การทำ Digital Transformation ไม่ได้เกิดจากการต้องการเทคโนโลยี หรือซื้อระบบทันสมัยมาใช้งาน แต่ต้องเกิดจากการเข้าใจปัญหาเสียก่อน ว่าปัญหาคืออะไร และทำไมถึงต้องการการเปลี่ยนแปลง
เหตุผลที่ต้องเปลี่ยนแปลงจากระบบเก็บข้อมูลแบบ Manual เป็นระบบ Digital ก็เพื่อให้สามารถนำข้อมูลนั้น ไปใช้งาน และต่อยอดในส่วนอื่นๆ ได้
ตัวอย่างเช่น การเก็บข้อมูลด้วยกระดาษของโรงพยาบาล เริ่มจากฝ่ายทะเบียนกรอกข้อมูลผู้ป่วยในกระดาษ เก็บเป็นแฟ้ม เวลาจะส่งไปให้หมอแต่ละแผนก ต้องมีคนส่งแฟ้มไปด้วย ยิ่งหากต้องการส่งผู้ป่วยไปรักษาที่โรงพยาบาลอื่น ยิ่งต้องใช้เวลา อีกทั้งลักษณะการเขียนในกระดาษก็มีความหลากหลาย
พอมาใช้ระบบการจัดการผู้ป่วยด้วยคอมพิวเตอร์ หรือ Hospital Information System ทำให้สามารถเรียกดูข้อมูลผู้ป่วยได้ง่ายขึ้น นอกจากลดเวลาในการเดินทางของแฟ้มแล้ว ยังสามารถเก็บข้อมูลได้เป็นระบบอีกด้วย
อย่างไรก็ตาม การขึ้นระบบ HIS เป็นปัญหาใหญ่ในหลายๆ โรงพยาบาล เนื่องจากค่อนข้างกระทบต่อการทำงานของบุคลากรหลายภาคส่วน
บางโรงพยาบาล สามารถขึ้นระบบ HIS ได้สำเร็จ และบางโรงพยาบาลก็ยังไม่สามารถขึ้นระบบ HIS ได้ ทั้งๆ ที่เป็นระบบเดียวกัน
จากกรณีศึกษานี้ เห็นได้ชัดเจนว่า การจะทำ Digital Transformation ไม่ได้เริ่มจากระบบ หรือเทคโนโลยี แต่ต้องเริ่มจากความเข้าใจเสียก่อน มีการวางแผน มีการระบุปัญหา เพื่อวางเป้าหมายในการแก้ปัญหา เรื่องการโต้แย้ง หรือการไม่ให้ความร่วมมือ เป็นเรื่องธรรมดาที่เกิดขึ้นได้ ตราบใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลง แต่ทุกปัญหามีทางออก
เพราะการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเปลี่ยนแปลงที่กระทบการทำงานกับคนหลายภาคส่วน ดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ “การสื่อสาร”
ต้องทำให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด มองเห็นปัญหา และแนวทางการแก้ไขงานเป็นภาพเดียวกันก่อน แน่นอนว่า แต่ละคนจะมีความเข้าใจ และการให้ความร่วมมือที่แตกต่างกัน จึงเป็นหน้าที่หลักของฝ่ายบริหารที่ต้องสร้างแรงจูงใจที่มากพอให้เกิดความร่วมมือ ไม่ว่าจะเป็นการปรับ KPI ใหม่ หรือ มีการลงโทษหากไม่ให้ความร่วมมือ เป็นต้น
ขั้นตอนการวางแผนเพื่อทำ Digital Transformation อย่างง่าย มีดังนี้
1. ระบุปัญหา ที่ทำให้มีความจำเป็นต้องทำ Digital Transformation เช่น มีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันในหลายฝ่าย แต่การดึงข้อมูลยังเป็นระบบ Manual ที่ต้องให้พนักงานดึงทีละไฟล์ และเชื่อมด้วย Excel เป็นต้น
2. ระบุสถานการณ์ และรายชื่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด หากเป็นไปได้ การเขียน Activity Flowchart จะช่วยให้เห็นภาพได้มากขึ้น
3. เขียนข้อจำกัดต่างๆ ของระบบ เช่น ระบบเดิมเป็นระบบปิด ไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้ หรือ การเก็บข้อมูลแบบเก่า เป็นการเขียนในกระดาษ เป็นต้น
4. เขียนผลที่คาดว่าจะได้รับจากการทำ Digital Transformation เช่น ลดเวลาในการกรอกข้อมูล สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อในด้านอื่นได้ มีระบบช่วยในการตัดสินใจหน้างานได้อย่างทันถ่วงที เป็นต้น
ความเป็นจริงแล้ว Transformation เกิดขึ้นตลอดเวลา ในทุกยุค ทุกสมัย เพียงแต่ในยุคสมัยนี้ เป็นเรื่องของ Digital และหลายคนมองว่าเป็นเรื่องเทคโนโลยี ซึ่งความเป็นจริงแล้วระบบต่างๆ หรือเทคโนโลยี เป็นเพียงตัวช่วยของมนุษย์ เพียงแต่มนุษย์เอง ก็ต้องรู้ด้วยว่า ควรจะใช้เครื่องมือใด ทำอะไร เพื่ออะไร
ที่สำคัญที่สุด คือ ความร่วมมือ
